5 conseils comptables pour les cabinets d’architecture

En tant qu’architecte, vous avez un sens aigu de la construction et du design. Vous avez passé des années à l’école à apprendre l’art de la rédaction. Mais le plus probablement, on ne vous a jamais enseigné l’importance de la comptabilité.
Diriger votre propre cabinet d’architecture peut être difficile. Faire face à plusieurs projets, chantiers et sous-traitants peut signifier que vous êtes toujours en déplacement.
Essayer de garder tout cela organisé et d’avoir une bonne visibilité sur vos finances et la santé de votre entreprise peut être difficile.

1. Passez votre comptabilité au cloud

Il peut être tentant d’utiliser un programme que vous connaissez déjà pour gérer vos livres. De nombreux propriétaires de petites entreprises se tournent immédiatement vers Excel pour suivre leurs finances.

Cependant, cela peut souvent être une grosse erreur. Non seulement il manque les fonctionnalités dont votre cabinet d’architecture a besoin, mais il est également sujet aux erreurs.

L’une des meilleures choses que vous puissiez faire pour optimiser votre comptabilité est de passer à un logiciel de comptabilité basé sur le cloud. Un système basé sur le cloud vous permettra de :

• Accédez à distance à toutes vos données financières. Cela signifie que vous pouvez accéder rapidement aux informations sur la route ou sur un chantier depuis le confort de votre ordinateur portable ou de votre smartphone.
• Intégrez-les à d’autres outils basés sur le cloud, ce qui facilite le suivi et la gestion de toutes vos finances, de vos employés et de vos différents chantiers en un seul endroit.
• Sauvegardez vos fichiers automatiquement afin que vous n’ayez jamais à vous soucier de perdre des données cruciales.
• Collaborez avec des comptables et des comptables externes et donnez-leur un accès instantané à toutes les informations dont ils ont besoin, sans avoir à trier des piles de rapports.
• Un excellent logiciel de comptabilité basé sur le cloud doit pouvoir s’intégrer facilement à votre logiciel de gestion de projet. Un excellent exemple d’un tel programme est QuickBooks en ligne. Avec un peu de pratique, vous deviendrez rapidement à l’aise avec l’utilisation de ce programme et pourrez générer des rapports qui vous permettront de mieux comprendre votre entreprise.

2. Passez au sans papier

La dématérialisation est non seulement bénéfique pour l’environnement, mais également pour votre entreprise. Conserver les copies papier sans fin des factures, reçus et autres documents peut être fastidieux et occuper beaucoup d’espace de stockage.

Ils peuvent être difficiles à suivre et peuvent facilement se perdre. En allant sans papier, vous pouvez éliminer complètement ce tracas.

Les logiciels de comptabilité vous permettent d’envoyer des factures numériques par e-mail à vos clients. Des programmes peuvent vous aider dans les tâches de gestion des dépenses en vous permettant de numériser des factures. Cela réduit le besoin de saisie manuelle des données.

Tout ce que vous avez à faire est simplement de prendre une photo du reçu, puis de jeter la copie physique.

3. Tenez vos livres à jour

Il est si facile de laisser vos pratiques de comptabilité prendre du retard. Les exigences quotidiennes liées à la gestion peuvent également rendre difficile de trouver le temps de s’occuper de vos livres.

En tenant vos livres à jour, vous pouvez toujours avoir une visibilité sur vos projets et votre rentabilité globale. Bien que vous n’aimiez peut-être pas l’aspect financier de la gestion de votre entreprise. Il est essentiel de régler vos livres en temps opportun.

4. Engagez un comptable professionnel pour gérer votre comptabilité au jour le jour

Si vous trouvez qu’il est difficile de tenir vos livres à jour. Vous voudrez peut-être envisager d’embaucher un comptable architecte pour gérer votre comptabilité au jour le jour.

En externalisant cette tâche, vous pourrez maintenir vos livres à jour. Certains comptables peuvent répondre à vos besoins en matière de paie, ce qui vous donne encore plus de temps pour vous concentrer sur des aspects plus critiques de votre entreprise.

5. Simplifiez votre facturation

En simplifiant votre processus de facturation, vous pouvez vous assurer que vos clients comprennent parfaitement leurs frais. Toutes vos factures doivent inclure des descriptions claires pour chaque poste et ventiler les coûts pour tous les services.

Vos factures doivent indiquer clairement le mode de paiement, les informations bancaires pertinentes. Elles doivent être envoyées à intervalles réguliers afin que vos clients sachent quand les attendre afin qu’ils puissent budgétiser correctement.

Tout cela élimine toute confusion qui pourrait ralentir votre processus de comptes clients et donc affecter votre flux de trésorerie.